No Havaí, a governadora Linda Lingle permitiu que e-mails trocados pelos seus principais funcionários fossem excluídos. Na Carolina do Norte, a administração do governador Mike Easley exigiu que funcionários públicos deletassem as mensagens que haviam trocado com o escritório do governador. E, no Missouri, processos afirmam que o gabinete do governador Matt Blunt ordenou que e-mails fossem apagados e fitas de backup fossem destruídas.
“Não estamos afirmando que algo ruim está por trás disso”, disse Kevin Joerling, da Associação de Gerentes de Registro e Administradores. “O fato é que eles não percebem a importância do armazenamento dos e-mails”, ele explicou.
William Tolson, diretor da empresa californiana Mimosa Systems, que vende softwares para arquivamento de e-mails, disse que os governos têm condições plenas de manter os e-mails arquivados. “Se as empresas fazem isso, por que o governo não conseguiria?”, questiona Tolson.
Segundo Joerling, se os gabinetes retiverem todos os e-mails, sem filtrar aqueles que são realmente registros do governo, eles podem ter dificuldades quando precisarem encontrar informações específicas. “Seria como tentar achar uma agulha no palheiro”, disse.
Outras pessoas, como por exemplo a senadora do Havaí, Les Lhara, acreditam que é melhor correr o risco de armazenar dados demais do que de perder documentos importantes, e que com a tecnologia é possível arquivar virtualmente o que for preciso.
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